Nos conseils pour une activité durable et de confiance

La protection des données personnelles, l’accessibilité numérique et la pratique éthique des affaires sont des challenges importants à relever pour les entreprises françaises, quels que soient leurs tailles et leurs secteurs d'activités. Dans le cadre de sa politique RSE (Responsabilité Sociétale d’Entreprise), Solocal s’est donné comme mission d’accompagner les TPE/PME françaises dans leur transformation numérique et leur compréhension des enjeux du digital pour générer de la croissance et rendre leurs activités durables… 

Au travers de 3 thématiques autour de la protection des données personnelles, l’accessibilité numérique et la pratique éthique des affaires nous vous proposons de découvrir notre websérie de 6 vidéos pour mieux appréhender ces problématiques assurant la durabilité d’une entreprise et la confiance nécessaire à la relation avec des clients et prospects. 

La protection des données personnelles, c’est l’affaire de tous

Aujourd’hui, quel que soit notre métier ou la taille de notre entreprise (artisans, auto-entrepreneurs, TPE-PME, startups, ETI, ou grandes entreprises), nous utilisons tous de nombreuses informations sur nos collaborateurs, clients, prospects et utilisateurs de nos services. Dès lors qu’elles permettent de les identifier en tant qu’individu, il s’agit de données personnelles.

Cette identification peut être directe (nom, prénom) ou indirecte grâce à un simple croisement de données (numéro de téléphone, date de naissance, plaque d’immatriculation ou encore adresse postale…).

Collecter ces informations, les enregistrer dans des fichiers clients, envoyer des newsletters informant de nouveautés, adresser des factures ou encore organiser un arbre de Noël pour les enfants du personnel, tous ces comportements des "collecteurs" sont assimilés à celui de « responsable de traitement » au sens du Règlement Général sur la Protection des Données.

Comment faire pour respecter la règlementation quand on est une entreprise de petite taille avec peu de moyens ? Il suffit de suivre 5 principes simples pour rassurer vos clients et prospects et établir une relation de confiance durable : transparence, limitation, minimisation, sécurité et information.

Le RGPD, un cadre législatif pour chacun

Le Règlement Général sur la Protection des Données préconise :

• la transparence : expliquer la finalité de l’utilisation des données et la respecter, comme expliquer avant de collecter les mails de vos clients pourquoi vous en avez besoin (pour les informer du traitement de leur commande). Pour les utiliser pour autre chose (envoyer une newsletter publicitaire par exemple), vous devez leur demander à nouveau leur accord. Ce principe de transparence exige que vous communiquiez sur les traitements de données de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible en des termes simples et clairs.
• la limitation : limiter la durée de conservation des données au strict minimum.
• la minimisation : collecter des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de l’objectif poursuivi : vous devez collecter uniquement les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez avoir besoin de savoir si votre client est majeur par exemple (dans le cas de la vente d'alcool chez un restaurateur) pour lui vendre de l’alcool, mais pas de connaître sa date et son lieu de naissance.
• la sécurité : prendre les mesures de sécurité et de confidentialité appropriées pour empêcher la violation des données.
• l’information : indiquer l’identité du responsable de traitement (souvent vous en tant qu'entreprise) et informer sur les droits que chacun peut exercer à tout moment, comme l'accès, la rectification, la suppression, le refus d’utilisation à des fins commerciales…Par exemple, un délai maximum de 30 jours est demandé pour répondre aux demandes  d'un client de lui communiquer les informations personnelles que vous détenez sur elle.
   

Notez que le partage des données des particuliers entre professionnels ne doit pas être fait à leur insu : il nécessite leur accord, et ce consentement doit pouvoir être retiré gratuitement et aussi facilement qu’il a été donné. Un lien de désinscription simple dans un email suffit.

Informer et expliquer, c’est peut-être récupérer moins d’informations sur vos clients et prospects mais c’est surtout en collecter de meilleure qualité et conserver leur confiance durablement !

L’accessibilité numérique, un enjeu sociétal important

Selon l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS), plus de 600 millions de personnes sont en situation de handicap dans le monde. En France, 12 millions de personnes sont confrontées à une situation de handicap et pourtant seulement 10% des sites Internet français leurs sont accessibles.

Situationnel, temporaire ou permanent, un handicap peut être de plusieurs niveaux. L’accessibilité numérique consiste à permettre aux personnes confrontées à des situations de handicap de consulter facilement les services digitaux dont elles peuvent avoir besoin comme par exemple :

• Faire une demande de renouvellement de Carte Nationale d’Identité sur le site Internet de sa Mairie,
• Lancer sa playlist sur un assistant vocal comme Amazon Alexa ou Google Home,
• Consulter les horaires d’ouverture d’une boucherie de son quartier sur le site PagesJaunes.fr,
• Réserver un hôtel sur un site de voyage en ligne.
   

L’accessibilité numérique au service de l’expérience utilisateur

L’accessibilité numérique améliore de façon significative l’expérience utilisateur, non seulement pour les personnes en situation de handicap mais aussi pour chacun d’entre nous.

En effet, les critères conduisant à rendre un site Internet accessible garantissent aussi un bon référencement sur les moteurs de recherche. En effet, les critères SEO de Google inclut des caractéristiques propres à l'accessibilité numérique.

Un site Internet accessible est :

• Perceptible : l’information et les composants du site internet sont proposés à l'utilisateur pour qu’il puisse les percevoir par tous ses sens grâce à :
  • de grands caractères,
  • une synthèse vocale,
  • l'audiodescription,
  • une transcription braille, textuelle ou sous-titrage automatique
  • une mise en page simplifiée.
     
• Utilisable :
  • Toutes les fonctionnalités sont accessibles au clavier ;
  • Le contenu peut être lu dans un délai suffisant et sans défilement automatique
  • Il fournit à l’utilisateur des éléments d’orientation pour naviguer, trouver le contenu et se situer dans le site (hiérarchie des titres, fil d’Ariane, liens explicites, plan de site...)
     
• Compréhensible :
  • Le contenu textuel est lisible et compréhensible
  • Il garde une seule et même logique dans la conception de ses pages et reste le plus instinctif possible
  • Il permet à l’utilisateur d’éviter les erreurs de saisie ( message d’erreurs, aides contextuelles)
     
• Robuste :
  • Le site supporte la connexion de technologies d’assistance comme les aides logicielles (assistants vocaux, synthèse vocale…) ou matérielles (clavier adapté, plage braille…)
     

L’accessibilité numérique est donc plus qu’un enjeu sociétal, c’est aussi un outil au service d’une expérience utilisateur satisfaisante qui bénéficie à toutes et tous dans sa navigation quotidienne !

L'éthique, un enjeu pour tous

La corruption et la fraude, c'est l’affaire de tous, car au final elles n’épargnent personne : artisans, TPE-PME, startup, ETI ou grandes entreprises. 

La corruption a plusieurs visages souvent anodins : embaucher le fils d’un partenaire en contrepartie de la signature d’un contrat, rémunérer un agent public pour accélérer les formalités d'obtention d'un permis de conduire, recevoir de son fournisseur une caisse de champagne pour les fêtes de fin d'année en plein renouvellement de contrat.

En interne (fausses factures, fausses notes de frais…) ou encore en externe (surfacturation, usurpation d’identité, faux et usages de faux…), la fraude elle aussi prospère et peut venir de partout (cyberfraude, logiciels malveillants, virus informatique, phishing…).

Dans le monde des affaires, la confiance est essentielle, or la corruption et la fraude entretiennent un climat de méfiance qui peut mettre en péril la continuité d’une entreprise et de ses activités. Il est alors impératif de s’en prémunir via, une démarche éthique pour créer une relation de confiance avec ses clients, prospects, partenaires et fournisseurs.

Mais pourquoi agir lorsque l’on ne sent pas concerné ou contraint notamment par loi Sapin II relative à la transparence, à la lutte contre la corruption ?

L'éthique, une bonne pratique pour toutes les entreprises

De nombreuses entreprises sont exclues du champ d’application de la loi Sapin II sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique.

Pourtant, elles sont directement impactées par les contraintes règlementaires de leurs parties prenantes (clients, fournisseurs, partenaires, banques…) qui y sont assujetties. Elles sont ainsi exposées aux mêmes risques de corruption et de fraude. Il y a donc un intérêt à suivre des exigences de transparence, d’autant que les entreprises sont de plus en plus vigilantes sur les questions d’intégrité.

Avoir une démarche volontaire en faveur d’une culture éthique est un atout business pour les artisans, startups, TPE-PME et ETI pour :

• être plus attractives face aux concurrents
• créer de la confiance pour leurs clients et prospects
• remporter les marchés d’entreprises qui font de l’Ethique un critère de choix
   

Mais comment faire lorsque l’on est une entreprise de petite ou taille moyenne aux ressources limitées ? Il est essentiel d’avoir une démarche proportionnée à sa taille et ses moyens, et d’avoir une bonne maîtrise de ses risques et de se fixer un cadre notamment avec :

• un code de conduite qui décrit et sanctionne les comportements interdits.
• une évaluation de ses tiers (clients, fournisseurs, partenaires) pour s’assurer qu’ils adhérent aux mêmes principes et valeurs.
• un dispositif d’alerte (obligatoire dès 50 salariés) des comportements contraires à ses politiques et à la loi.
• une sensibilisation de ses collaborateurs.
   

Vous l’aurez compris, la pratique éthique des affaires est devenue essentielle pour toute entreprise !

Découvrez notre communication sur ce sujet